Para realizar la facturación mensual a sus clientes, necesita obtener la salida de páginas de todas las impresoras. En Printwayy hay 3 formas de conseguir los contadores que son:
- pantalla de detalles de cada impresora
- Informe de impresiones y cópias
- informe mensual de cierre
Evalúe a continuación las principales consideraciones sobre cada forma de obtener los datos y elija la que mejor se adapte a su forma de trabajar.
1. Detalles de la impresora
A través de la pantalla de detalles de cada impresora, además de acceder al estado actual y a los últimos contadores recogidos, se puede comprobar el estado de los suministros. Para acceder a los detalles vaya al menú Impresoras > Impresoras por cliente. Seleccione el cliente en cuestión y luego abra los detalles de la(s) impresora(s) que desea obtener la última lectura.
Características:
- En esta pantalla verá siempre la información más actualizada de cada impresora;
- El intervalo entre cada actualización es de 30 minutos;
- El número de contadores mostrados varía según el fabricante/modelo de la impresora;
- En el caso de los equipos de B&N, sólo se puede tener en cuenta el medidor general;
- En el caso de los equipos de color, si su facturación es distinta entre B&N y Color, estarán disponibles los contadores de Total General B&N y Total General Color para la facturación;
- Hay impresoras que cuentan tanto con impresiones/copias a un color como a dos colores. En estos casos, las salidas General de un solo color y General de dos colores también se mostrarán como salida de color. Entonces la salida de Color estará compuesta por: General Total Color + General Single Color + General 2 Color;
- Todas las demás fichas mostradas constituyen las fichas generales.
Las mejores prácticas:
- En grandes cantidades de impresoras, este modelo requerirá un mayor esfuerzo para recoger los contadores. En este caso, los informes de impresiones y copias y también el cierre mensual, pueden ser grandes aliados para ahorrar este tiempo;
- Vigila la fecha y la hora de la última lectura para asegurarte de que la impresora tiene los datos actualizados.
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2. Informe de impresiones e cópias
En el informe de impresiones y copias puede obtener, de una sola vez, los contadores de todas las impresiones de un mismo cliente y/o contrato, durante un periodo determinado. Vaya al menú Informes > Impresiones y copias por impresora. Seleccione el cliente, el contrato (si lo hay) y el periodo deseado.
Características:
- Generación masiva de contadores de todas las impresoras de clientes/contratistas al mismo tiempo;
- Es posible habilitar los gráficos que muestran la evolución diaria de las impresiones, dando más claridad al uso de las impresoras en la época;
- Posibilidad de separar el informe por ubicación, por ejemplo: oficina central y sucursales, tal y como está en el registro del cliente en cuestión;
- Las columnas de los informes son personalizables, puede incluir información relevante para su facturación y conferencia; VER CÓMO FIJAR LAS COLUMNAS.
Las mejores prácticas:
- Habilite la columna de fecha y hora de finalización de la recogida de datos para asegurarse de que su facturación está actualizada. En este informe no hay información sobre posibles fallos de comunicación e impresoras con datos obsoletos;
- Preferiblemente, genere el informe referenciando la fecha de finalización a un día ya cerrado. Si se genera este informe en el día actual, a diferentes horas, probablemente también se obtendrán resultados diferentes, porque las impresoras están en uso y el sistema está recogiendo datos constantemente.
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3. Informe de cierre mensual
El informe de cierre mensual en Printwayy es la característica más robusta para apoyar la actividad de facturación debido a la serie de controles que proporciona.
VER EN ESTE TUTORIAL todos los pasos para configurar y utilizar esta función.
Características:
- Que el resultado final del cierre correlacione automáticamente los datos de los contadores con la configuración de los costes;
- Configuración existente para el envío automático del cierre a las cuentas de correo electrónico deseadas cuando se cierra la factura, tanto del empleado de su empresa como del cliente final;
- Control pendiente, aviso de impresoras fuera de contrato, sin configuración de costes o con datos obsoletos;
- Vista en tiempo real de la facturación mensual, basada en las páginas producidas hasta la fecha;
- Informe con título personalizable y número de control incremental;
- La información disponible en el informe se puede personalizar;
- Control de los costes adicionales mensuales o esporádicos en cada cargo;
- Tener la posibilidad de insertar complementos y descuentos antes de congelar el cierre.
Las mejores prácticas:
- Deja la congelación automática de los informes, reduciendo el tiempo operativo para el sector de la recaudación;
- Determinar un correo electrónico del responsable de cobros, para recibir el resumen de cobros y posibles pendencias a revisar.
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