Una vez registrados los contratos de los clientes, el sistema empieza a aplicar los costes configurados a la producción de las impresoras supervisadas, generando el valor de facturación para sus clientes.
En el Cierres hay una línea de tiempo para cada mes, con el número de cierres iniciados en ese periodo. También muestra cuántos cierres hay en ese periodo y cuál es el total calculado, en función del resultado del filtro.
Estado de cierre
El cierre tiene tres estados:
En cursoEl cierre está en vigor, pero aún no ha llegado a su fecha de finalización.
ProcesadoSe ha alcanzado la fecha límite pero aún no se ha congelado. Si el contrato está configurado para congelarse automáticamente, puede haber un retraso. Con este estado es necesario cerrar el contrato manualmente.
CongeladoEsto significa que los contadores y los valores no pueden modificarse. Puede descongelar el último cierre congelado de un cliente hasta 30 días después de su congelación para realizar ajustes.
Visualizar el cierre
Haga doble clic en un cierre o seleccione su línea y haga clic en Ver detalles.
La cabecera de cierre muestra datos básicos como el nombre del cliente y el contrato.
En el Impresoras Se muestra la lista de impresores del contrato, dónde se encuentran en las instalaciones del cliente y sus datos de producción. También se muestran los costes asociados a la producción y el coste fijo de la imprenta.
En el Costes fijos Se enumeran los costes fijos introducidos en el contrato. Estos costes se suman al final del cálculo de cierre.
En el Devengos y descuentos puede realizar ajustes en el valor de cierre. Basta con hacer clic en el botón Añadir extra o descuentoseleccione el tipo de ajuste, introduzca la descripción y el valor y haga clic en ✔️.
En el Observaciones puedes añadir notas al cerrar.
Cálculo final
El total calculado se muestra en la parte inferior del cierre. El sistema calcula el total de la siguiente manera:
Pendiente de cierre
Cuando un cierre está configurado para congelarse automáticamente, cualquier incidencia pendiente impedirá que esto ocurra. Es posible ignorar el asunto pendiente y congelarlo manualmente, pero se recomienda resolver los asuntos pendientes. Para ver los asuntos pendientes en el cierre, abra los detalles del cierre y haga clic en Asuntos pendientes. Se abrirá una pantalla en la que se mostrarán los atrasos existentes.
He aquí los detalles de cada tipo de pendencia:
Impresora supervisada en el cliente sin vínculo contractualSi el cliente tiene una o más impresoras que están siendo monitorizadas pero no están vinculadas a ningún contrato. Para corregir esto, simplemente añada estas impresoras al contrato del cliente.
Impresora asociada a este contrato, pero sin configuración de costes adjunta: hay una impresora que está vinculada al contrato pero no está asociada a ningún coste. Para corregirlo, abra el contrato del cliente y añada al menos un coste a algún tipo de producción de impresoras.
Impresora registrada manualmente, pero sin contadores contabilizados en el periodo de facturación:
Si una impresora manual está vinculada al contrato pero no ha contabilizado ningún contador para el periodo, esto se detectará durante el cierre. Acceda a la impresora a través de Impresoras por clienteabra los detalles de la impresora, haga clic en Añadir contador.
Impresora con tiempo máximo de fallo de comunicación tolerado ya agotado: Esta pendencia se producirá cuando alguna de las impresoras con seguimiento automático vinculadas al contrato haya dejado de comunicarse con PrintWayy durante un tiempo superior al límite establecido en el contrato, en el campo Tiempo máximo de fallo de comunicación.
Impresora con rendimiento parcial a la hora de cierreCuando una impresora tiene costes de tipo franquicia no compartidos, se monitoriza a través de la red y se añade o retira en mitad del periodo de cierre, entendemos que el dispositivo tuvo un pase parcial durante el cierre. Esta situación queda pendiente para que la congelación se realice de forma manual, pudiendo elegir el usuario si cargar estas impresoras en su totalidad o de forma proporcional al tiempo que han estado vigiladas.
Congelar un cierre antes de la fecha de finalización
Congelar es una acción muy importante porque es lo que le dirá al sistema cuándo empezar a procesar un nuevo cierre y qué contadores y valores colocar en el nuevo periodo.
Cuando un cierre se congela antes de alcanzar la fecha final de su periodo, el sistema le dará dos opciones:
- Incorpore los días restantes del periodo al próximo cierre e inicie la tramitación.
- Crear un nuevo cierre en el período actual, desde la fecha de congelación hasta el final del período actual.
Para elegir la opción que desee, marque o desmarque la casilla Incorpore los días restantes de este cierre al próximo periodo y haga clic en Congelar o Congelar y cerrar.
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