Uma vez que os contratos dos clientes foram cadastrados, o sistema passa a aplicar os custos configurados na produção das impressoras monitoradas, gerando o valor de cobrança de seus clientes.
Na tela de Fechamentos há uma linha do tempo de cada mês, com a quantidade de fechamentos iniciados naquele período. Também é apresentado quantos fechamentos há naquele período e qual é o total calculado, conforme resultado do filtro.
Status do fechamento
O fechamento possui três status:
Em processamento: o fechamento está vigente, ainda não atingiu sua data final.
Processado: o fechamento atingiu a data final mas ainda não foi congelado. Caso o contrato esteja configurado para congelar automaticamente, pode haver alguma pendência. Com este status é necessário fechar o contrato manualmente.
Congelado: significa que os contadores e valores não podem ser alterados. É possível descongelar o fechamento congelado mais recente de um cliente até 30 dias a partir de seu congelamento para realizar ajustes.
Visualizando o fechamento
Dê dois cliques em um fechamento ou selecione sua linha e clique em Ver detalhes.
No cabeçalho do fechamento é apresentado os dados básicos como nome do cliente e contrato.
Na aba Impressoras é mostrado a relação de impressoras no contrato, onde estão localizadas no cliente e seus dados de produção. Também é mostrado os custos associados à produção e custo fixo da impressora.
Na aba Dispositivos é mostrado a relação de dispositivos no contrato, onde estão localizados no cliente e o seu custo fixo. Essa aba será exibida quando houverem dispositivos vinculados ao contrato, caso contrário, ficará oculta.
Se algum dispositivo tiver sido movimentado parcialmente no período (entrada ou saída), uma pendência será exibida indicando quais dispositivos foram afetados e qual o intervalo da movimentação. No momento do congelamento do fechamento, será necessário escolher entre a cobrança total ou proporcional desses dispositivos.
Na aba Custos fixos é listado os custos fixos cadastrados no contrato. Estes custos são somados ao final do cálculo do fechamento.
Na aba Acréscimos e Descontos é possível realizar ajustes no valor do fechamento. Basta clicar no botão Adicionar Acréscimo ou Desconto, selecionar o tipo de ajuste, informar a descrição, valor e clicar em ✔️.
Na aba Observações é possível adicionar notas no fechamento.
Cálculo do fechamento
Na parte inferior do fechamento é apresentado o total calculado. O sistema calcula o total da seguinte forma:
Pendências no fechamento
Quando um fechamento está configurado para ser congelado de forma automática, qualquer pendência impedirá que isso ocorra. É possível ignorar a pendência e realizar o congelamento de forma manual mas é recomendado que as pendências sejam resolvidas. Para ver as pendências do fechamento, abra os detalhes do fechamento e clique em Pendências. Uma tela será aberta mostrando quais pendências existem.
Segue detalhes de cada tipo de pendência:
Impressora monitorada no cliente sem vínculo com um contrato: o cliente possui uma ou mais impressoras que estão sendo monitoradas mas não estão vinculadas a nenhum contrato. Para corrigir, basta adicionar estas impressoras no contrato do cliente.
Impressora associada a este contrato, mas sem configurações de custo vinculadas: existe uma impressora que está vinculada ao contrato porém não está associada a nenhum custo. Para corrigir, abra o contrato do cliente e adicione pelo menos um custo em algum tipo de produção da impressora.
Impressora cadastrada manualmente, mas sem lançamento de contadores no período de faturamento:
Se uma impressora manual está vinculada ao contrato porém não possui lançamento de contadores no período, será acusada esta pendência dentro do fechamento. Acesse a impressora através da tela Impressoras por cliente, abra os detalhes da impressora, clique em Adicionar contador.
Impressora com o tempo máximo de falha de comunicação tolerado já esgotado: Esta pendência ocorrerá quando alguma das impressoras com monitoramento automático vinculadas ao contrato estiver com falha de comunicação com o PrintWayy há mais tempo do que o limite configurado no contrato, no campo Tempo máximo de falha de comunicação.
Impressora com passagem parcial no período do fechamento: Quando uma impressora possui custos do tipo franquia não compartilhada, é monitorada via rede e é adicionada ou removida no meio do período do fechamento, entendemos que o dispositivo teve uma passagem parcial no fechamento. Esta situação fica como pendente para que o congelamento seja realizado manualmente, e o usuário possa escolher se deseja cobrar estas impressoras de forma integral ou proporcionalmente ao tempo em que ficaram monitoradas.
Congelando um fechamento antes da data final
O congelamento é uma ação muito importante pois é isso que vai indicar para o sistema quando começar o processamento de um novo fechamento e quais contadores e valores colocar no novo período.
Quando um fechamento é congelado antes de chegar na data final do seu período, o sistema dará duas opções:
- Incorporar os dias restantes do período no próximo fechamento, dando início de seu processamento.
- Criar um novo fechamento no período atual, da data de congelamento até o fim do período atual
Para escolher qual opção deseja, marque ou desmarque a caixa Incorporar os dias restantes deste fechamento no próximo período e clique em Congelar ou Congelar e fechar.
Alterando o número de documento do fechamento
Para usuários com permissão de gerenciamento financeiro e que tenham esta opção ativada, é possível alterar os números de documentos dos fechamentos. Basta clicar no número na tela, digitar a informação esperada, e ao final salvar as alterações (ou cancelar, onde as alterações não serão salvas). É possível navegar entre os itens da tela através da tecla TAB.
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