El contrato es un conjunto de reglas utilizadas para generar cierres - una lista de producción mensual de impresoras y costes definidos, generando un total mensual. Un contrato tiene 4 bloques de información:
- Información general
- Costes
- Impresoras
- Costes fijos/adicionales
Añadir un contrato
Vaya a la pantalla Finanzas > Contratos y haga clic en Añadir contrato.
Información general
Seleccione un cliente e introduzca el ID del contrato.
Dirección: puede seleccionar qué dirección se mostrará en el informe de cierre. Solo puede aplicar la ubicación de la dirección principal o de las direcciones que utilicen un CNPJ distinto del principal.
Fecha de inicio de facturación: Los cierres se generarán a partir de la fecha seleccionada y hasta el día anterior a la fecha de inicio del mes siguiente. Ejemplo: Si selecciona el día 5, los cierres se generarán a partir del día 5 del mes hasta el día 4 del mes siguiente.
Inicio y fin del contrato: Indica cuándo empezó y cuándo terminará el contrato. Si el contrato no tiene una fecha de finalización definida, marque la casilla Contrato de duración indefinida.
Contrato estándar: cada cliente sólo puede tener un contrato estándar. El contrato estándar se asociará automáticamente a todas las impresoras monitorizadas o añadidas manualmente a este cliente, agilizando la inserción de impresoras en el contrato.
Congelación automática: Un cierre congelado garantiza que los contadores y valores no cambiarán para ese periodo. Al activar esta opción, los cierres de este contrato se congelarán automáticamente cuando finalicen sus periodos de facturación, siempre que no esté pendiente ninguno de los siguientes:
- Impresora supervisada en el cliente sin contrato;
- Impresora asociada a este contrato, pero sin configuración de costes adjunta;
- Impresora registrada manualmente, pero sin contadores contabilizados en el periodo de facturación;
- Impresora con el tiempo máximo de fallo de comunicación tolerado ya agotado;
- Impresora con paso parcial durante el periodo de cierre.
Aunque PrintWayy no congele automáticamente el cierre, puede congelarlo manualmente, ignorando estos cuelgues.
Las imprentas en las que el propietario es el cliente no generan retrasos
Tolerancia al fallo de comunicación: Este ajuste funciona conjuntamente con el ajuste de congelación automática. Introduzca hasta cuántos días laborables puede tolerar que las impresoras de este contrato no se comuniquen con PrintWayy para congelar automáticamente sus cierres.
Costes
Esta parte del contrato define cómo calculará el sistema el valor de los cierres. El sistema utiliza valores de producción en blanco y negro, producción en color, escaneado y costes fijos para generar el valor final.
Existen tres tipos de costes que pueden asignarse a la producción:
Coste por página (CPP): se establece un valor por página impresa. Si este valor es para la producción en blanco y negro o en color se define en la impresora, no en el coste.
Franquicia: se define el número de páginas de la franquicia, el valor de la franquicia y el valor de la página sobrante. También puede definir si esta franquicia es compartida o no. Una franquicia compartida puede ser utilizada por diferentes tipos de producción y por diferentes impresores, sumando la producción de cada uno para entrar en esta franquicia. Si no es compartida, esta franquicia se contabilizará por separado para cada tipo de producción o impresora donde se esté utilizando.
Tabla de franjas de páginas: en este modelo es posible definir si se trata de un coste compartido y el importe a cobrar por franja, si es un importe fijo o por página. Las franjas se configuran introduciendo el número de páginas y el importe. Al final, se introduce el coste del exceso de impresión.
Costes estándar
Para agilizar la inserción de nuevas impresoras en el contrato y definir sus costes, el sistema permite configurar costes estándar que se asignarán automáticamente a estas nuevas impresoras. Seleccione un coste previamente registrado para la producción en blanco y negro, color y escaneado (o deje el campo en blanco para restablecer el valor). También puede establecer una cantidad fija que se cobrará por dispositivo.
Cuota mínima mensual: Puede establecer una cuota mínima mensual para el contrato, similar a la de una franquicia. En esta modalidad, sólo se analizarán los importes generados por las impresoras. El coste generado por las impresoras o el canon mensual mínimo, el que sea mayor, se utilizará para calcular los costes de cierre, más los costes fijos/adicionales.
Impresoras
Para añadir impresoras al contrato, haga clic en Añadir impresoras.
Se abrirá una nueva ventana con todas las impresoras monitorizadas en el cliente. Seleccione las impresoras y haga clic en Aceptar. Las impresoras se mostrarán en la siguiente tabla y, si hay costes por defecto configurados, estos valores se asignarán a los costes de las impresoras recién añadidas.
Preste atención a las columnas Coste B&N, Coste Color, Coste Escaneado y Coste Fijo. Para cada impresora, puede definir un coste diferente para cada tipo de contador simplemente seleccionando el coste previamente registrado en cada columna.
Si no introduce los costes en las impresoras, o introduce costes adicionales en el contrato, no se generarán cierres para el contrato.
Costes adicionales
Los costes fijos/adicionales se añadirán al final del cálculo de cierre. Los costes introducidos aquí son costes no relacionados con las impresoras, como tarifas de servicio, licencias de software, alquiler de equipos adicionales, etc.
Una vez realizados estos ajustes, haga clic en Guardar. A continuación, el sistema empezará a calcular el valor de los cierres en función de los contadores obtenidos de las impresoras.