Para realizar o faturamento mensal dos seus clientes, é necessário obter a produção de páginas de todas as impressoras. No Printwayy há 3 maneiras de se obter os contadores que são:
- tela de detalhes de cada impressora
- relatório de impressões e cópias
- relatório de fechamento mensal
Avalie abaixo as principais considerações sobre cada forma de obter os dados e escolha a que melhor se encaixa em seu modo de trabalho.
1. Detalhes da Impressora
Através da tela de detalhes de cada impressora, além de acessar o status atual e os últimos contadores coletados, é possível verificar a situação dos suprimentos. Para acessar os detalhes vá no menu Impressoras > Impressoras por cliente. Selecione o cliente em questão e, logo após, abra os detalhes da(s) impressora(s) que deseja obter a última leitura.
Características:
- Nessa tela você verá sempre as informações mais atualizadas de cada impressora;
- O intervalo entre cada atualização é de 30 minutos;
- A quantidade de contadores apresentados varia conforme o fabricante/modelo de impressora;
- Para equipamentos P&B, pode levar em consideração apenas o contador Geral;
- Para equipamentos coloridos, se sua cobrança for distinta entre P&B e Color, haverá os contadores Geral P&B e Geral Cor Total disponíveis para o faturamento;
- Existem impressoras que contabilizam impressões/cópias Cor Única e 2 Cores. Nestes casos serão apresentados também como produção Color o Geral Cor Única e Geral 2 Cores. Então a produção Color será composta por: Geral Cor Total + Geral Cor Única + Geral 2 Cores;
- Todos os demais contadores apresentados compõem os contadores gerais.
Boas práticas:
- Em grandes quantidades de impressoras, esse modelo demandará um esforço maior para coleta dos contadores. Nesse caso, os relatórios de impressões e cópias e também o fechamento mensal, podem ser grandes aliados para poupar esse tempo;
- Fique atento à data e hora da última leitura, para garantir que a impressora está com dados atualizados.
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2. Relatório de Impressões e cópias
No relatório de impressões e cópias é possível obter, de uma única vez, os contadores de todas as impressoras de um mesmo cliente e/ou contrato, por um período determinado. Acesse o menu Relatórios > Impressões e cópias por impressora. Selecione o cliente, o contrato (se houver) e o período desejado.
Características:
- Geração em massa dos contadores de todas as impressoras do cliente/contrato ao mesmo tempo;
- É possível habilitar os gráficos que mostram a evolução diária das impressões, dando mais clareza para o uso das impressoras no período;
- Possibilidade de separar o relatório por localização, exemplo: matriz e filiais, conforme estiver no cadastro do cliente em questão;
- As colunas do relatórios são customizáveis, você pode incluir informações relevantes para sua cobrança e conferência; VEJA COMO CONFIGURAR AS COLUNAS.
Boas práticas:
- Habilite a coluna de data e hora final de coleta dos dados para garantir que a sua cobrança estará atualizada. Nesse relatório não há informações referentes à possíveis falhas de comunicação e impressoras com dados desatualizados;
- Preferencialmente, gere o relatório referenciando na data final um dia já encerrado. Se você gerar esse relatório no dia atual/hoje, em horários diferentes, provavelmente obterá resultados diferentes também, por conta das impressoras estarem em uso e o sistema coletando os dados constantemente.
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3. Relatório de Fechamento mensal
O relatório de fechamento mensal no Printwayy é o recurso mais robusto para apoio à atividade de faturamento, devido à uma série de controles que ele disponibiliza.
VEJA NESSE TUTORIAL todos os passos para configurar e usar esse recurso.
Características:
- Ter o resultado final do fechamento de forma automática correlacionando os dados de contadores com as configurações de custo;
- Configuração existente para envio automático do fechamento para as contas de e-mail desejadas quando a fatura fechar, tanto colaborador da sua empresa quanto do cliente final;
- Controle de pendências, avisando sobre impressoras fora do contrato, sem configuração de custo ou com dados desatualizados;
- Visão em tempo real do faturamento mensal, com base nas páginas já produzidas até o momento;
- Relatório com título customizável e número de controle incremental;
- Informações disponíveis no relatório podem ser customizadas;
- Controle de custos adicionais mensais ou esporádicos em cada cobrança;
- Ter a possibilidade de inserir acréscimos e descontos antes de congelar o fechamento.
Boas práticas:
- Deixar o congelamento automático dos relatórios, reduzindo tempo operacional do setor de cobrança;
- Determinar um e-mail do responsável pelas cobranças, para receber o resumo das cobranças e possíveis pendências a serem verificadas.
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